L’inclusion en réunion :
La clé pour dynamiser les échanges au sein des équipes
En tant que managers ou responsables RH, nous savons combien les réunions peuvent être un défi : jongler entre les personnalités diverses, les agendas chargés et les objectifs multiples peut rapidement devenir un casse-tête.
Pourtant, il existe une méthode simple pour transformer ces moments souvent redoutés en véritables catalyseurs de cohésion et de productivité : l’inclusion en réunion.
Mais qu’est-ce que l’inclusion en réunion et pourquoi est-ce si crucial pour nos équipes ?
Qu’est-ce que l’inclusion en réunion ?
L’inclusion en réunion est une pratique qui consiste à créer un espace où chaque participant se sent valorisé, entendu et impliqué dès le début de la rencontre.
C’est un moment dédié à l’intégration de tous les membres, qu’ils soient nouveaux dans l’équipe ou déjà présents depuis longtemps. L’objectif est de garantir que chacun trouve sa place, se sente écouté, à l’aise pour s’exprimer et contribue pleinement aux échanges.
En d’autres termes, il ne s’agit pas seulement de faire acte de présence, mais de s’assurer que chaque voix compte et que chaque individu se sente partie prenante du groupe. 🎯
En quoi cela est intéressant ?
L’inclusion contribue à installer une atmosphère de confiance et de respect, réduisant ainsi les tensions et les malentendus. Cela permet d’entamer la réunion sur des bases saines, où chacun se sent à l’aise pour partager et participer activement. 🫶
En incluant tout le monde dès le départ, nous encourageons une participation plus équilibrée. Fini les longs monologues de quelques-uns et le silence des autres. Nous augmentons ainsi la qualité des contributions et l’engagement de chacun. 💬
Lorsque chacun se sent écouté, il est plus enclin à partager des idées novatrices et à proposer des solutions originales. C’est comme si nous ouvrions les portes d’un réservoir d’idées encore inexploré. 💡
L’inclusion renforce la cohésion et améliore la collaboration entre les membres de l’équipe. Cela aide à construire des relations solides et à promouvoir une meilleure compréhension mutuelle. 🤝
Chaque personne apporte une perspective unique. En permettant à chacun de s’exprimer, nous tirons parti de cette diversité pour enrichir les débats et les décisions.
Exercices d’inclusion pour dynamiser les réunions
Il existe une infinité d’exercices d’inclusion.
Cependant pour que ceux-ci soient efficaces, le but va être de trouver ceux qui nous ressemblent ainsi qu’à notre équipe. Pour cela, la manager va pouvoir rechercher des idées par lui-même mais aussi impliquer les membres de l’équipe.
Il peut, par exemple, proposer les exercices lors des premières réunions et ensuite mettre en place un système de rotation afin que chacun soit tour à tour responsable de trouver l’exercice suivant.
Autre fonctionnement possible, vous avez dans votre équipe, quelques membres qui sont particulièrement créatifs et enthousiastes à l’idée de devenir responsable de l’inclusion en réunion.
De plus, il sera intéressant d’adapter l’exercice d’inclusion en fonction de l’objectif de la réunion concernée.
Voici quelques idées classées par objectif afin de vous inspirer ; mais à chacun ensuite de les adapter et de créer ses propres rituels.
Objectif : Se découvrir
Exercice n°1 : Les présentations croisées
Définir les critères de présentation en fonction de l’objet de la réunion.
Les participants se mettent en binômes et se présentent entre eux, puis chacun présente son coéquipier à l’ensemble du groupe.
Un critère décalé, comme « la passion secrète de mon binôme », peut ajouter du piment et un côté ludique et convivial à la présentation.
Exercice n°2 : Les trois objets
En amont de la réunion, il est demandé à chaque participant de venir avec trois objets qui le représentent.
Les autres vont ensuite essayer de deviner ce que chaque objet signifie pour la personne.
Cet exercice permet de découvrir des facettes inattendues des membres de l’équipe.
Objectif : Apprendre à mieux se connaître
Exercice n°1 : Qui fait quoi ?
Chaque participant écrit une anecdote originale sur un papier (ex. : « Un jour, j’ai fabriqué une planche de surf »).
Les papiers sont mélangés et chacun doit deviner à qui appartient chaque histoire.
Ce jeu permet de découvrir des aspects inattendus de nos collègues !
Exercice n°2 : L’arbre de vie
Les participants dessinent un arbre où chaque branche représente un aspect de leur vie (professionnelle, personnelle, aspirations, etc.).
Ensuite, chacun explique son arbre au groupe, permettant de mieux comprendre les parcours et les motivations de chacun.
Objectif : Créer de la cohésion d’équipe
Exercice n°1 : L’avion en papier
Le groupe est divisé en sous-équipes. Chaque équipe va ensuite essayer de concevoir l’avion en papier le plus créatif et donner un nom à sa compagnie aérienne dans un temps défini au préalable.
Par la suite, chaque groupe présentera son oeuvre et tentera de faire voler sa création devant l’ensemble des sous-groupes.
En plus de stimuler la créativité, cet exercice encourage la collaboration et la gestion du temps.
Exercice n°2 : Retournez la nappe
Cet exercice est adapté pour une équipe de 6 à 8 personnes.
L’ensemble du groupe se tient debout sur une nappe disposée à même le sol. Le défi est de retourner la nappe sans que personne ne mette un pied hors de celle-ci.
Cela encourage la résolution de problèmes en équipe et la communication efficace.
Objectif : Améliorer l’écoute
Exercice n°1 : Comment ça va ?
Cet exercice peut être réalisé en début comme en fin de réunion.
L’organisateur de la réunion va demander aux participants comment ils se sentent en leur proposant de répondre en s’aidant d’une image (ex:l’arbre blob) ou un jeu de cartes photo-langage. Le répondant sera invité à expliquer ce que l’image ou la carte choisie signifie pour lui.
Cet intermédiaire visuel facilite l’expression des émotions et ouvre la voie à des échanges plus personnels et authentiques.
Exercice n°2 : L’écoute active
En binômes, l’un parle pendant 5 minutes d’un sujet choisi (passion, projet, etc.) tandis que l’autre écoute sans interrompre. Ensuite, l’auditeur va résumer au reste du groupe ce qu’il a compris.
Cet exercice renforce la capacité d’écoute et de compréhension mutuelle.
Objectif : Développer la créativité
Exercice n°1 : Le personnage LEGO
Chaque participant construit un personnage LEGO représentant son état d’esprit ou ses attentes vis-à-vis de la réunion. Ensuite, chacun partage ce que son personnage signifie pour lui.
Cet exercice stimule la créativité et offre un espace d’expression ludique.
Exercice n°2 : Le cadavre exquis en dessin
Après avoir défini un thème global au dessin (animal, véhicule, plante, batiment etc.), le premier participant va démarrer une partie du dessin. Une fois terminée, il va plier la feuille en ne laissant apparaitre que les derniers traits de son oeuvre afin le suivant prenne le relais. On continue ainsi de suite jusqu’au dernier membre du groupe.
Le résultat final est souvent surprenant et hilarant, et stimule l’imagination collective. Vous pouvez également réaliser ce jeu en tentant de constituer une phrase ou une histoire sur un thème choisi.
Intégrer des pratiques d’inclusion dans nos réunions est bien plus qu’une simple formalité ; c’est un investissement dans la cohésion et la performance de notre équipe.
Ces moments d’inclusion permettent de transformer des réunions banales en véritables occasions de collaboration et d’innovation.
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